ウェブ担当者にはこれをやってもらいましょう

何らかの理由でウェブ担当者が辞めてしまったためにサイトが放置状態、という会社は多いのではないでしょうか。
一人の人に依存していればいるほどそうなる確率は高く、知識や技術が同じレベル、もしくはそれ以上の人にうまく引き継ぎができれば問題ないのですが、会社側の都合であったり、従業員側の都合であったりでなかなかうまくいかないものです。
せっかく上手く行っていたサイトが台無しにならないように、必要最低限下記のことに気をつけて、情報の共有化を心がけてください。

ID、パスワードの管理。

ウェブはIDやパスワードが発行されるサービスを多く使います。
ログインするためのIDやパスワード、設定方法の管理はしっかりとしてください。ウェブ担当者しかそれを知らない、ということがないように、何をどこに保管しているのかを把握してください
パスワードは小まめに変更してください。

緊急に設定を変えないといけなくなった時、パスワードを把握していないと大変です。しっかり!!

ファイルの整理と保存場所の共有化。

サイトは、HTMLファイルだけでなく、コーディングする前のデザインデータや文章データ、素材など沢山のデータを使って作られています。
それらを保存してる場所をきちんと把握して、内容ごとにフォルダを作って整理しておくと、サイトを修正するときにスムーズに行うことができます
ファイルを分かりやすい名前をつけたフォルダに整理して保存場所を把握しておけば、「あそこ差し替えたいんだけど、あのページの統合前のデザインデータどこいったー!?」ということは少なくなるはずです。

ディレクトリマップを作る。

【(3)ディレクトリマップ作成】で説明しましたが、ディレクトリマップは、HTMLファイル、CSSファイル、画像ファイルなど、サイトを構成するファイルがどのような名前で、どのフォルダに格納されているかを一覧にしたものです。
どんなに優れた人が作ったサイトでも、人それぞれ作り方(ファイルの命名の仕方や保存の仕方、コーディングなど)にクセがあるので、他人が作ったサイトは慣れるのに時間がかかります。サイトのファイル数が多ければ多いほど大変です。
きちんとしたディレクトリマップがあれば、サイトを把握しやすくなり、引き継ぎするときに便利です。

マニュアル化について。

引き継ぐ人にどのくらい知識や技術があるのかわかっていれば問題ありません。前任者と後任者の間で知識や技術に差がなければ、分厚いマニュアルはなくても大丈夫でしょうし、引き継いだ後も問題なくサイトの運営が行われるでしょう。
しかし、組織の場合そういうことの方が稀だと思います。
ギリギリまで後任者が決まらなかったり、まったくサイトを作った事がない人であったりすることもあるはずです。その場合は、マニュアルを作るのは難しく、たとえ作っても有効利用されないことが多いでしょう。

ウェブの仕事というのはマニュアル化しにくいことが多いので、ウェブ担当者が変わる時は引き継ぎに気をつけてください。